Sincronización CRM bidireccional: Salesforce ↔ Administrate
Una pipeline dirigida por eventos cada 15 minutos que mantiene cuentas, contactos y oportunidades perfectamente alineados entre Salesforce y Administrate — con un 100% de salud de workflows.
El reto
Administrate (plataforma de formación y gestión de eventos) y Salesforce guardaban datos CRM que debían estar sincronizados. Los registros se gestionaban manualmente, se duplicaban entre sistemas y no había una forma fiable de mantener cuentas, contactos y oportunidades alineados en ambas direcciones.
La solución
Diseñamos y entregamos una integración bidireccional sobre una instancia de n8n autoalojada, con un orquestador que procesa una cola de sincronización cada 15 minutos.
- Salesforce → Administrate: cuentas, contactos, oportunidades y líneas de pedido como upserts en lote emparejados por ID externo.
- Administrate → Salesforce: perfiles de cuenta y contacto de vuelta como lotes compuestos.
- 11 workflows (orquestador, pipelines de origen/destino, transformación canónica, finalizador, notificador de errores) + 10 data tables (integraciones, mappings, cola, estado, ejecuciones, errores, log, tenants…).
- Prevención de bucles (PATCH por ID de Salesforce) y resolución de conflictos (last-write-wins).
- Alertas multicanal ante fallos vía Slack y Telegram.
Resultados
- 100% de salud de workflows en todas las entidades activas.
- Gestiona paginación de respuestas de 2.000+ registros y lotes de 200 registros.
- Diseñado para un caso peor de ~350k actualizaciones/día, con ~70% filtrado en origen.
Problemas de Negocio
- Los datos vivían en dos sistemas (Salesforce + Administrate) sin sincronización fiable
- La introducción manual causaba duplicados y desfases entre registros CRM
- Alto volumen proyectado (~350k updates/día) requería un diseño incremental y escalable
Beneficios Clave
- La sincronización bidireccional incremental mantiene ambos sistemas alineados automáticamente
- Upserts en lote emparejados por ID externo — sin duplicados
- Prevención de bucles y resolución de conflictos integradas en la pipeline
- Los fallos aparecen al instante en Slack y Telegram
Detalles de la Aplicación
- n8n autoalojado con 11 workflows compartidos y específicos por tenant
- 10 data tables de n8n configuran entidades, mappings, cola, estado y alertas
- Orquestador cada 15 minutos con lotes de 200 registros
- Sync de eventos y registros pre-construido y listo para activar