Case Studies

Echte n8n-Projekte, die wir entworfen, gebaut und betrieben haben

Stimmen-KI-Buchungsagent für Hotelkette

Voice AI Booking for UP Hoteles

Gäste rufen eine Telefonnummer an, sprechen mit einem KI-Agenten und buchen in Echtzeit ein Zimmer — Verfügbarkeit und Reservierungen werden über das CloudBeds PMS gehandelt, mit WhatsApp- und E-Mail-Bestätigungen.

Die Herausforderung

UP Hoteles betreibt 11 Hotels und war auf Personal angewiesen, um jeden Verfügbarkeits- und Buchungsanruf zu bearbeiten. Gäste mussten in der Warteschlange warten, und Buchungen wurden manuell in das PMS eingegeben — fehleranfällig und langsam.

Die Lösung

Wir haben einen Voice-KI-Buchungsagenten auf n8n gebaut, der Retell AI für das Gespräch und die CloudBeds PMS API v1.3 für die Daten nutzt.

  • Tool-Call während des Anrufs: Der Agent prüft die Zimmerverfügbarkeit mit getAvailableRoomTypes und erstellt die Reservierung mit postReservation (Barzahlung, keine Karte in dieser Phase).
  • Post-Call-Workflow: Wenn eine Reservierung erstellt wurde, sendet er eine Bestätigung; andernfalls erfasst er eine Nachricht und leitet sie über WhatsApp + E-Mail + YCloud weiter. Keine Reservierung geht verloren.

Ergebnisse

  • Gäste buchen rund um die Uhr selbstständig per Telefon.
  • Kartenzahlungen erfolgen nach dem Anruf über einen sicheren SMS-Link — Karten berühren nie das Anrufaudio.
  • 48 Knoten in 2 Workflows, vollständig testbar mit Fixture-Payloads.

Geschäftsprobleme

  • Gäste warteten in der Warteschlange, damit das Personal die Verfügbarkeit prüfen und Buchungen annehmen konnte
  • Buchungen wurden manuell in das PMS eingegeben, was Fehler verursachte
  • Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten waren verpasste Chancen

Wesentliche Vorteile

  • 24/7-Self-Service-Verfügbarkeit und Buchung per Telefon
  • Reservierungen direkt im CloudBeds PMS in Echtzeit erstellt
  • Jedes Anrufergebnis per WhatsApp und E-Mail bestätigt — nichts geht verloren
  • Karten sicher nach dem Anruf über SMS-Link, nie im Audio

Anwendungsdetails

  • Retell AI Voice-Agent + CloudBeds PMS API v1.3
  • 2 Workflows: synchroner Tool-Call + Post-Call-Behandlung
  • 48 Knoten, validiert mit 6 Test-Payloads
  • Auf einer dedizierten n8n-Instanz bereitgestellt

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